Team “Activiteiten”

Doelstelling

Het verenigen van gelijkgestemden met als doel het bewaren, in standhouden en gebruik van het mobiele erfgoed Volvo type PV 444, 445, 544 en P210 en alle derivaten daarvan ( tezamen Katterug). Voor het verenigen van deze gelijkgestemden is de Katterugclub in 1981 opgericht. Om alle activiteiten, uitgezonderd de Algemene Ledenvergadering, die binnen de club worden ontwikkeld, is voor de coördinatie hiervan door het bestuur het team “Activiteiten” ingesteld.

Deze commissie stelt zich ten doel om Clubleden te ondersteunen in het ontwikkelen van activiteiten en waar nodig zelf activiteiten te ontwikkelen ten behoeve van Katterugclub. Om dit doel te bereiken zijn onderstaande  Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden geformuleerd om een duidelijke afbakening te krijgen van de functie inhoud van de diverse Bestuurslagen binnen de Katterugclub.

 

Taken – Verantwoordelijkheden – Bevoegdheden

Taken

De taken voor het team “Activiteiten” zijn als volgt in te delen:

  1. Leveren van een jaarplanning van alle verenigingsactiviteiten in overleg met het verantwoordelijk lid van het bestuur en de daarvoor benaderde coördinatoren van andere teams en de voor een specifieke activiteit aangezochte leden.
  2. De jaarplanning van het daarop volgende jaar dient voor het einde van het huidige kalenderjaar afgestemd te zijn met de voor de activiteiten verantwoordelijken en afgestemd te zijn met het verantwoordelijk Bestuurslid. In de laatste editie van het Clubblad van dat jaar wordt de Evenementenkalender van het volgende jaar gepresenteerd.
  3. De teamcoördinator onderhoudt contact met het verantwoordelijk Bestuurslid aangaande voortgang en uitvoering van de activiteiten.
  4. Het team is per definitie niet zelf uitvoerend bij de activiteiten maar zal andere teams en/of actieve leden inschakelen bij het uitvoeren van de activiteiten.
  5. Budgetgrenzen aangeven bij het realiseren van activiteiten.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden van het team “Activiteiten” zijn:

  1. Het team “Activiteiten” benoemt uit haar midden de teamcoördinator.
  2. De teamcoördinator zal op regelmatige, door het verantwoordelijke bestuurslid aan te geven, basis rapporteren over de voortgang van de activiteiten.
  3. Binnen het team zal door de coördinator afgestemd worden wie welke activiteit zal bewaken. Dit kan in voorkomend geval ook een lid van het bestuur zijn. Dit laatste in samenspraak met de coördinator.
  4. Het team is verantwoordelijk dat de activiteiten zelf, of door een lid (of leden), worden uitgevoerd volgens de door het team “Activiteiten” aangegeven kaders. De uitvoering zal tijdens de voorbereiding worden getoetst door het team.
  5. De coördinator is eindverantwoordelijk om binnen de gegeven budgetgrenzen te blijven. Hiervoor wordt per activiteit afgestemd met het verantwoordelijk bestuurslid wat de budgetruimte is. Budgettair zal een activiteit binnen het mandaat moeten blijven. Is dit, om wat voor reden, onmogelijk dan zal met het verantwoordelijke bestuurslid contact worden opgenomen om te bekijken of het bestuur een ruimer budget ter beschikking stelt of dat aan de betrokken deelnemers een extra bijdrage zal worden gevraagd. Een laatste mogelijkheid is om de activiteit minder uitgebreid uit te voeren. Dit in overleg met de organisator(en).
  6. Tussentijdse wijzigingen van de kalender in het lopende kalenderjaar kunnen alleen worden gehonoreerd indien hiervoor een verzoek wordt gedaan door het bestuur met de reden hiervoor. Rechtstreekse verzoeken aan het team “Activiteiten” door anderen zullen niet in behandeling worden genomen.

Bevoegdheden

De bevoegdheden van het team ”Activiteiten” zijn:

  1. Het team stelt zelfstandig de planning van de jaarkalender voor activiteiten op in samenspraak met alle belanghebbenden, zoals bestuur en overige teams. De definitieve toetsing daarvan vindt plaats tussen coördinator en het verantwoordelijke Bestuurslid.
  2. Indien tijdens een toets van een te realiseren activiteit geconstateerd wordt dat deze niet aan de eisen van het team voldoet, zal deze activiteit direct worden ondersteund of in het ergste geval door het team worden stopgezet. Een alternatief zal dan worden gezocht om toch de activiteit voor de leden onverstoord doorgang te laten vinden. Het verantwoordelijke Bestuurslid zal van deze acties onverwijld worden ingelicht.
  3. Communicatie naar alle Clubleden vindt plaats door middel van Website, Nieuwsbrief en/of Clubblad.