Checklist voor buitenland-activiteiten Katterugclub.

Er zijn twee mogelijkheden om een reis naar het buitenland te organiseren t.w.:

1. Op niet commerciële basis wordt een reis door één of meer leden georganiseerd buiten de verantwoordelijkheden en faciliteiten van de Katterugclub. Er mag echter wel gebruik gemaakt worden van de website en het clubblad om deelnemers te werven voor de reis, met een duidelijke vermelding dat de reis buiten verantwoordelijkheid van de Katterugclub wordt georganiseerd.Omdat de verantwoordelijkheid volledig voor eigen rekening en risico wordt gedragen door de organiserende leden, hoeft op deze mogelijkheid niet verder te worden ingegaan. Wel kan onderstaande checklist geheel of gedeeltelijk gebruikt worden als leidraad voor de organisatoren.
2. Op niet commerciële basis wordt een reis georganiseerd door één of meer leden onder eindverantwoordelijkheid van de Katterugclub. Hiervoor kunnen alle faciliteiten, die de club tot zijn beschikking heeft, worden gebruikt.

Checklist.

1. Vroegtijdige communicatie van organisatoren over idee en datum naar activiteiten- commissie en van activiteitencommissie naar Bestuur.
2. Bij geen bezwaren kan verder worden gegaan met het uitwerken om te zorgen dat voor 1 november een vooraankondiging (fase 1) verschijnt in het clubblad en op de website. Fase 1 bestaat uit een grove routebeschrijving met eventueel hotels. Een globale prijsindicatie is wenselijk doch niet nodig. Indien vervoer over zee of door de lucht van toepassing is, waarvoor vaak vooruitbetaling wordt gevraagd, is het aan te raden deze prijzen, onder voorbehoud, vast te benoemen. Er wordt melding gemaakt van de hoogte van het inschrijfgeld.
3. In fase 2 kunnen de leden zich aanmelden bij de organisatie onder betaling van het inschrijfgeld aan de penningmeester van de Katterugclub.
4. In fase 3 wordt de reis verder uitgewerkt, waarin route en hotels worden vastgelegd en geboekt. Reservering van de hotels met parkeergelegenheid wordt zoveel mogelijk zonder vooruitbetaling gedaan, maar kan in voorkomend geval wel geëist worden door de exploitanten. Uitgegaan moet worden van hotels met ontbijt, zodat de deelnemers de keuzevrijheid houden te lunchen en te dineren waar men wil.
5. De leden dienen de kosten, die de organisatie op transparante wijze heeft gepresenteerd, per vooruitbetaling minus het inschrijfgeld te voldoen aan de penningmeester van de club, die verder zorgt voor de betalingen, op aangeven van de organisatie, aan vervoerders van de auto’s en eventueel de hotels.
6. Er wordt op aangedrongen royaal voor vertrektijd de auto’s te laten keuren door deskundigen. Dit kan door de technische commissie worden gedaan, maar kan ook door een kundige garage worden gedaan. De verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de deelnemer. De organisatoren zorgen vroegtijdig dat de technische commissie wordt gevraagd om een datum te plannen en een garage te zoeken om de auto’s te kunnen keuren van de deelnemers die zich hiervoor hebben opgegeven.
7. De Katterugclub is eindverantwoordelijk voor de organisatie en de financiële risico’s die daaruit voortvloeien. Hiervoor zal de organisatie van de reis op transparante wijze communiceren met de activiteiten commissie en/of bestuur.
8. De organisatoren zorgen ca. 1 maand voor de vertrekdatum voor een draaiboek voor de deelnemers en het bestuur met daarin o.a.:

• Per land aangeven wat daar wettelijk vereist wordt m.b.t. de uitrusting van de auto
• Advieslijst met spullen die meegenomen kunnen worden (reservedelen van de auto) door de deelnemer.
• Verplicht een verzekering met buitenland dekking met repatriëring met eventueel leenauto ter plaatse, zodat de reis met enig oponthoud, vervolgd kan worden door de deelnemer.
• Deelnemerslijst met zoveel mogelijk relevante informatie per deelnemer.
• Er kunnen in voorkomend geval reserve materialen, in consignatie, worden meegenomen door de organisatie of meereizende technici. Deze dienen wel apart verzekerd te worden. De kosten hiervan worden over de deelnemers omgeslagen.
• In geval van pech onderweg worden, in het draaiboek, door de organisatie afspraken gemaakt hoe te handelen.
• De deelnemers gaan vooraf akkoord dat ze meegaan op eigen risico.